Tuần trước, tôi đã chia sẻ về cách trình bày bài phát biểu tại hội nghị. Hôm nay, tôi muốn tập trung vào vai trò của người dẫn chương trình (MC) trong các sự kiện này.
Một MC giỏi sẽ thực sự tạo nên sự khác biệt cho một hội nghị diễn ra suôn sẻ và thu hút.
Đối với những người làm việc này thường xuyên, chúng tôi nhận thức được rằng có rất nhiều yếu tố để đảm bảo ban tổ chức hội nghị nhận được phản hồi tích cực và tạo được tiếng vang cho các hội nghị sắp tới.
Ngoài ra, nhiều lưu ý trong bài viết này cũng có thể áp dụng cho những người được giao nhiệm vụ tổ chức các ngày hội công ty (Away Days) và lễ trao giải thưởng (Awards). Tuy nhiên, hiện tại, hãy cùng tập trung vào các hội nghị.
TRƯỚC HỘI NGHỊ
Hiểu rõ yêu cầu
Trước khi người dẫn chương trình (MC) bước lên sân khấu, cần phải có sự thấu hiểu về cả chủ đề và mục tiêu của hội nghị.
Hầu hết các nhà tổ chức hội nghị đều có định hướng cụ thể cho khán giả của họ, và thành thật mà nói, đôi khi những nhà tổ chức mới không hiểu rõ điều đó như họ nghĩ. Điều này đúng cho dù đó là tổ chức doanh nghiệp, học thuật hay TEDx.
Vai trò của MC là nắm rõ mục tiêu của hội nghị và đề xuất cách thức tốt nhất để họ đóng góp vào việc đạt được những mục tiêu đó.
MC nên gặp gỡ trực tiếp hoặc ít nhất là hai cuộc gọi điện thoại hoặc gặp mặt (cùng với một số trao đổi qua email) với ban tổ chức trước sự kiện.
Trong các buổi gặp gỡ này, cần thảo luận về:
- Lịch trình: Thời gian diễn ra các phần của chương trình, thời gian nghỉ giải lao, v.v.
- Sử dụng phương tiện truyền thông: Các thiết bị âm thanh, hình ảnh, slide trình chiếu sẽ được sử dụng như thế nào.
- Trang phục: Yêu cầu về trang phục cho MC và các đại biểu tham dự.
- Vai trò của MC: Các hoạt động cụ thể mà MC sẽ thực hiện trong suốt sự kiện.
- Phát âm tên: Cách phát âm chính xác tên của các đại biểu và diễn giả.
Hãy dành nhiều thời gian để suy nghĩ về cách bạn sẽ giới thiệu và kết thúc hội nghị. Những điểm mấu chốt nào bạn muốn người tham dự nghĩ đến ở đầu và mang theo khi kết thúc.
Lồng ghép một sợi chỉ đơn giản giữa phần kết thúc và phần cuối là điều giúp hội nghị trở nên đáng nhớ và cũng đảm bảo rằng bạn được cân nhắc cho các sự kiện trong tương lai. Nếu tất nhiên, bạn muốn làm như vậy một lần nữa..
Hiểu rõ vai trò
Với kinh nghiệm dẫn dắt nhiều hội nghị, tôi luôn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác định rõ ràng vai trò của mình.
Công việc của MC không chỉ dừng lại ở việc giới thiệu diễn giả và nghệ sĩ theo chương trình đã có sẵn.
Điều phối các phiên thảo chuyên đề đòi hỏi một kỹ năng hoàn toàn khác biệt.
Thậm chí, đôi khi MC còn được yêu cầu tổ chức các phiên thảo nhóm chuyên sâu theo lĩnh vực chuyên môn của họ, hoặc thậm chí là huấn luyện một số diễn giả chưa có nhiều kinh nghiệm thuyết trình.
Điều quan trọng là phải hiểu rõ liệu ban tổ chức có yêu cầu thêm các nhiệm vụ này ngoài việc khai mạc hội nghị, giới thiệu diễn giả, nghệ sĩ, các phiên thảo chuyên đề và bế mạc hội nghị hay không.
Bằng cách trao đổi rõ ràng về vai trò của MC, chúng ta có thể đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đáp ứng được tất cả các mục tiêu đề ra.
Hiểu bối cảnh hội nghị
Tôi luôn nhíu mày khi ban tổ chức thuê diễn viên hài hoặc người dẫn chương trình truyền hình để dẫn dắt hội nghị. Không phải vì họ không giỏi – thành thật mà nói, hầu hết những người tôi từng thấy đều làm việc tốt. Vấn đề nằm ở chỗ họ không nắm bắt được bối cảnh của khán giả.
Nói những câu chuyện cười chung chung về một ngành công nghiệp là một chuyện, nhưng trêu chọc những thành viên cụ thể trong hội nghị lại là chuyện khác, đặc biệt là khi họ không hiểu được những câu chuyện cười đó.
Thứ hai, thật khó chịu khi chứng kiến những người dẫn chương trình tại các hội nghị không hiểu ngôn ngữ hoặc văn hóa của khán giả mà họ đang thuyết trình.
Vì vậy, việc hỏi ban tổ chức về những điều bạn nên lưu ý hoặc những chủ đề hoặc ngôn ngữ nên tránh là vô cùng quan trọng.
Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo những gì mình nói phù hợp với khán giả và tránh những hiểu lầm không đáng có.
TRƯỚC HỘI NGHỊ
Hợp tác với đội ngũ Kỹ thuật âm thanh - Hình ảnh (AV)
Một trong những việc đầu tiên tôi làm MC hội nghị là trao đổi với đội ngũ phụ trách kỹ thuật AV.
Tôi đã đề cập đến điều này trong bài viết về cách trình bày bài phát biểu, nhưng tôi cũng cho rằng nó quan trọng không kém đối với vai trò MC.
Việc biết trước rằng đội ngũ AV có tất cả thông tin đầy đủ về nhạc nền, phần mềm thuyết trình, video hoặc máy đọc prompter là rất quan trọng.
Điều này không chỉ giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt với đội ngũ sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ mà còn cho phép bạn sáng tạo trong lĩnh vực này nếu có bất kỳ trục trặc kỹ thuật nào xảy ra.
Hãy tin tôi, đội ngũ AV có thể giúp bạn thành công hoặc thất bại trong vai trò MC.
Biết chương trình
Vai trò của MC là đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng lịch trình.
Biết rõ lịch trình chương trình và linh hoạt để điều chỉnh cho các diễn giả đến muộn hoặc các nội dung vượt thời gian là lý do bạn được thuê.
Là MC, bạn có trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả những người tham dự đều biết rõ thời gian của họ và các tín hiệu nhắc nhở mà bạn sẽ sử dụng để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng giờ.
Giúp người tham dự biết về thời gian nghỉ giải lao và thời gian nghỉ giải lao. Thông báo cảnh báo trước khi các phiên họp bắt đầu lại.
Cung cấp hướng dẫn cho các phiên thảo nhóm chuyên sâu và quản lý thời gian cho các hội thảo chuyên đề hoặc các sự kiện nhiều người trên sân khấu.
Hãy in cho mình một bản sao chương trình với ghi chú và phối hợp chặt chẽ với nhà sản xuất sự kiện để đảm bảo bạn có thể bám sát lịch trình tốt nhất có thể. Khán giả và ban tổ chức sẽ thực sự đánh giá cao điều này.
Gặp gỡ diễn giả (và nghệ sĩ)
Cho dù ở phòng chờ, trong quá trình kiểm tra âm thanh, hay tại bữa tối/bữa sáng trước hội nghị, hãy luôn đảm bảo bạn kết nối với những người tham gia hội nghị.
Giới thiệu bản thân là MC và là người sẽ giúp họ có khoảng thời gian tham dự hội nghị suôn sẻ nhất có thể.
Tôi thường coi đó là cơ hội để kiểm tra xem họ có muốn nói gì về bản thân (hoặc không muốn nói) trong phần giới thiệu ngắn gọn mà tôi sẽ dành cho họ.
Tôi không thích phô trương nghi thức và chỉ giới thiệu diễn giả và nghệ sĩ bằng hai hoặc ba câu ngắn. Chẳng hạn như:
“Diễn giả tiếp theo của chúng ta đã đi khắp thế giới, truyền cảm hứng cho nhiều khán giả với những giai thoại và hiểu biết sâu sắc của cô ấy về lãnh đạo. Bác sĩ, người kể chuyện và người từng giành được nhiều giải thưởng, xin hãy dành một tràng pháo tay chào đón Tiến sĩ Rebecca Smith OBE.”
Lúc này, tôi cũng sẽ làm rõ cách phát âm tên của họ. Điều này cũng áp dụng cho các nghệ sĩ biểu diễn.
Tạo sự lôi cuốn
Sau khi dẫn dắt hầu hết các hội nghị, tôi thường rất mệt. Tại sao?
Bạn không thể giới thiệu mọi người theo cách giống nhau.
Lồng ghép các điểm mấu chốt và câu chuyện từ các bài thuyết trình khác nhau đòi hỏi tư duy nhanh nhạy.
Sử dụng sự hài hước để đảm bảo mọi người tỉnh táo.
Tất cả những điều này đều cần năng lượng và sử dụng rất nhiều băng thông nhận thức.
Tuy nhiên, việc sử dụng năng lượng đó để đảm bảo bạn tạo ra một câu chuyện nhất quán và mạnh mẽ với tư cách là người dẫn chương trình chính là điều tạo nên những hội nghị đáng nhớ.
Sự lôi cuốn không có nghĩa là bạn phải liên tục hài hước, mà quan trọng hơn là thu hút khán giả để đảm bảo họ tận dụng tối đa hội nghị.
Khai mạc và bế mạc
Hãy dành nhiều thời gian để suy nghĩ về cách bạn sẽ giới thiệu và kết thúc hội nghị. Những điểm mấu chốt nào bạn muốn người tham dự nghĩ đến ở đầu và mang theo khi kết thúc.
Lồng ghép một sợi chỉ đơn giản giữa phần kết thúc và phần cuối là điều giúp hội nghị trở nên đáng nhớ và cũng đảm bảo rằng bạn được cân nhắc cho các sự kiện trong tương lai. Nếu tất nhiên, bạn muốn làm như vậy một lần nữa..
SAU HỘI NGHỊ
Phần thứ ba và cũng là phần cuối cùng liên quan đến việc nhận phản hồi sau sự kiện. Tùy thuộc vào điều kiện thực tế, việc này có thể được thực hiện trực tiếp tại địa điểm hoặc sau khi suy nghĩ qua email / cuộc gọi / hội thảo trên web.
Đây là cách tốt để bạn biết được mức độ bạn đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng. Một lần nữa, hãy định hình phản hồi xoay quanh những gì diễn ra tốt, những gì có thể cải thiện và các yếu tố nổi bật giúp hội nghị thành công.
Tôi hy vọng những mẹo này hữu ích cho dù bạn là người dẫn chương trình (MC) hay nhà tổ chức hội nghị. Giống như mọi khi, tôi sẵn sàng đảm nhận vai trò MC để giúp sự kiện của bạn thành công. Xin vui lòng liên hệ với nhóm của tôi.
Cải thiện thêm:
- Bạn có thể thay thế “phản hồi” bằng “đánh giá” để nghe trang trọng hơn.
- Thay vì “kế hoạch” của hội nghị, bạn có thể dùng “người tổ chức” để chỉ những người chịu trách nhiệm lên kế hoạch tổ chức hội nghị.
